V rámci tohoto dokumentu si Vás dovolujeme seznámit s veškerými důležitými informacemi, které se týkají zpracování osobních údajů při provozu hotelových, ubytovacích a rekreačních zařízení Resort Valachy (www.valachy.cz a přidružených webů), Hostel Valtice (www.hostelvaltice.cz), hotel Pod Javorem (www.podjavorem.cz), gastronomických zařízení Bistrotéka Valachy (www.bistrovalachy.cz) a souvisejícího e-shopu www.valachymarket.cz, Galerie Desítka a dále při pořádání kulturních a sportovních akcí pod záštitou Resortu Valachy (www.valachytour.cz, www.karlovskygastrofestival.cz, www.tydenkultury.cz).

Poskytovatelem výše uvedených služeb a zároveň správcem a zpracovatelem osobních údajů je společnost HP TRONIC, s.r.o., IČ 603 23 418, se sídlem náměstí Práce 2523, 760 01 Zlín (dále jen „HP TRONIC“).

Níže najdete odpovědi zejména na následující otázky.

• Na koho se můžete obrátit v záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů?
• Za jakým účelem HP TRONIC osobní údaje zpracovává?
• Jaké osobní údaje HP TRONIC zpracovává a jaké k tomu má oprávnění?
• Odkud HP TRONIC získává osobní údaje?
• Komu dále HP TRONIC osobní údaje předává?
• Jak se dozvíte, že HP TRONIC zpracovává Vaše osobní údaje a jaká práva ve věci ochrany osobních údajů můžete uplatnit?

Společnost HP TRONIC přistupuje odpovědně ke zpracování osobních údajů a zejména dbá na jejich zabezpečení, to vše v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

1. Na koho se můžete obrátit v záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů?

Na prvním místě se můžete vždy obrátit přímo na společnost HP TRONIC, která je správcem osobních údajů, které zpracovává v souvislosti se svým podnikáním, zejména tedy s provozem ubytovacích, gastronomických a rekreačních služeb a dále v souvislosti s pořádáním kulturních a sportovních akcí.

• Doručovací adresa:    HP TRONIC, s.r.o., náměstí Práce 2523, Zlín, 76001
• E-mail: gdpr@valachy.cz 
• Veškeré kontaktní údaje naleznete na internetových stránkách: www.valachy.cz, www.hostelvaltice.cz, www.podjavorem.cz, www.bistrovalachy.cz, www.valachytour.cz, www.karlovskygastrofestival.cz, www.tydenkultury.cz, www.valachymarket.cz.

2. Má společnost HP TRONIC pověřence pro ochranu osobních údajů?

Ano, společnost HP TRONIC jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřence můžete kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@valachy.cz.

3. Za jakým účelem zpracováváme osobní údaje?

• 3.1 Osobní údaje zpracováváme za tím účelem, abychom Vám mohli poskytnout naše služby.
  • Pokud využíváte naše ubytovací a rekreační služby, objednáváte zboží z e-shopu nebo dárkový poukaz, potřebujeme znát Vaše identifikační a kontaktní údaje, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu, na základě které Vám tyto služby nebo zboží poskytneme. Tyto údaje potřebujeme znát i v případě, kdy si u nás služby rezervujete. 
  • V případě opakovaného využívání našich služeb si dovolíme zapamatovat Vaše specifické požadavky tak, abychom Vám příště mohli služby poskytnout přesně podle Vašich představ. Např. tehdy, pokud pravidelně využíváte místo rautové večeře ala carte večeři, uvedeme tuto poznámku u Vašich údajů. Stejně bychom postupovali také tehdy, pokud si přejete vždy bydlet v určitém pokoji, využívat konkrétní služby, uvádět obchodní firmu ve fakturaci, vyřadit ze stravy alergeny a podobně.
  • V tomto případě nepotřebujeme ke zpracování Váš souhlas.
  • V určitých případech poskytování služeb však Váš souhlas sbírat budeme, pakliže se nám ho rozhodnete udělit. Souhlas tak můžete dát např. s uchováváním citlivých informací o Vašem zdravotním stavu, pokud by tyto informace měly souvislost s poskytováním služeb. Souhlas můžete udělit také proto, abychom si zapamatovali Vaše oblíbené jídlo, nápoje či služby, datum Vašich narozenin či výročí za účelem nabídky služeb či pozornosti.
• 3.2 Osobní údaje zpracováváme též za účelem marketingu. 
  • V některých případech potřebujeme k takovému zpracování Váš souhlas. Pokud nám Váš souhlas udělíte, můžeme se na Vás obrátit, prostřednictvím e-mailu nebo SMS s nabídkou našeho zboží nebo služeb formou newsletteru. Svůj souhlas s takovýmto zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.
  • Na základě oprávněného zájmu jsme oprávněni zařadit Vás do věrnostního programu, pokud jste využili našich služeb. K tomu nepotřebujeme Váš souhlas.
• 3.3 Hostům, kterým jsme poskytli naše služby nebo zákazníkům, kteří objednali zboží nebo dárkový poukaz, můžeme zaslat na jejich e-mail nebo telefonní číslo obchodní sdělení (např. ve formě newsletteru). 
  • K tomu nepotřebujeme Váš souhlas, neboť se jedná o oprávněný zájem společnosti HP TRONIC nabídnout svým hostům další zboží či služby. Samozřejmě však nechceme nikoho obtěžovat, nebude-li si to přát. Zasílání obchodního sdělení je možné jedním kliknutím na odkaz nacházející se na jeho samotném konci zrušit nebo napsat na email gdpr@valachy.cz.
• 3.4  Zajímá nás Váš názor na služby, které poskytujeme
  • Z tohoto důvodu jsme se domluvili s provozovatelem služby SurveyMonkey, aby pro nás zajistil nezávislé vyhodnocení Vaší zkušenosti s některými námi poskytovanými službami a zbožím. K tomu nepotřebujeme Váš souhlas, neboť se jedná o oprávněný zájem společnosti HP TRONIC zajistit zpětnou vazbu od svých hostů a zákazníků, abychom mohli zlepšit poskytování svých služeb a zboží. Následně Vám bude zaslán dotazník ohledně Vaší spokojenosti při nákupu zboží nebo využívání našich služeb.
• 3.5 Při pořádání sportovních akcí zpravidla potřebujeme znát základní identifikační údaje účastníků, a to za tím účelem, abychom sportovní akci mohli organizačně zajistit, zejména zařadit sportovce do příslušných kategorií, provést jejich registraci a prezentaci před závodem a též pro účely zveřejnění výsledků sportovních akcí. 
  • Sportovní akce také dokumentujeme a fotografie jsou následně umístěny na internetových stránkách www.valachytour.cz.   
• 3.6 Za účelem zkvalitňování našich služeb:
  • nahráváme telefonické hovory v rámci našeho zákaznického centra. Tyto nahrávky jsou v pravidelných ročních intervalech likvidovány
  • uchováváme informace o Vašich stížnostech např. na hluk nebo na kvalitu služeb.
• 3.7 V některých prostorách hotelových, ubytovacích, gastronomických a rekreačních zařízení Resortu Valachy, hostelu Valtice, Hotelu Pod Javorem, Bistrotéce Valachy, Galerii Desítka, které jsou provozovány společností HP TRONIC mohou být instalovány bezpečnostní kamery. Zpracování kamerových záznamů považujeme za náš oprávněný zájem a k tomuto zpracování není vyžadován Váš souhlas. Více informací o zpracování kamerových záznamů naleznete zde.
• 3.8. Zpracování některých osobních údajů nám ukládá přímo zákon, např. jsme povinni uchovávat daňové doklady po zákonem stanovenou dobu. 
• 3.9  Dle zákona máme povinnost předávat vybrané osobní údaje o ubytování cizinců Policii České republiky a tyto údaje dále evidovat. Obdobně máme povinnost předávat osobní údaje obci za účelem úhrady rekreačního a lázeňského poplatku a tyto údaje evidovat.
• 3.10 Jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem ochrany našich práv a oprávněných zájmů, typicky v případě jakéhokoli sporu. V tomto případě tedy nepotřebujeme ke zpracování osobních údajů Váš souhlas a doba zpracování se může prodloužit.

4.    Jaké osobní údaje společnost HP TRONIC zpracovává?

• 4.1 O našich hostech a zákaznících zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození trvalé bydliště, číslo dokladu totožnosti) a kontaktní údaje (telefonní číslo anebo e-mailovou adresu). 
  V případě ubytování cizinců zpracováváme v souladu se zákonem o pobytu cizinců i další údaje (státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza a trvalé bydliště v zahraničí).
  Zpracováváme dále údaje o pobytu našich hostů, zejména tedy dobu pobytu.

• 4.2 V souvislosti s pořádáním sportovních akcí zpracováváme základní identifikační a kontaktní údaje a dále údaje o výkonu závodníka (např. čas a umístění) a případně též údaje o jeho fyzické podobě, je-li zachycen na fotografiích či videích dokumentujících sportovní akci. Na žádost dotčené osoby samozřejmě tyto údaje nebudou zpracovávány a zejména budou odstraněny z internetových stránek www.valachytour.cz.

• 4.3 V případě objednávky dárkového poukazu na ubytování nebo Školu vaření zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení) a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailovou adresu a adresu pro doručení).

• 4.4 V případě objednávky zboží z eshopu www.valachymarket.cz zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení) a kontaktní údaje (adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu).

• 4.5 V případě rezervace prostor Galerie Desítka zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení) a kontaktní údaje (adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu)

• 4.6 Na základě bezpečnostního monitoringu může dojít ke zpracování údajů o fyzické podobě na kamerovém záznamu. 

• 4.7 Veškeré osobní údaje získáváme přímo od dotčených osob. Výjimkou jsou údaje z kamerového záznamu a případy, kdy údaje o hostech získáváme z rezervačních systémů provozovaných osobami, které jsme k tomu pověřili. 

5.    Jaká máme oprávnění k tomu, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje?

Zpracování osobních údajů provádíme vždy na základě jednoho ze zákonných důvodů pro každý účel zpracování.

• 5.1 Ve valné většině případů je zpracování osobních údajů nezbytné pro uzavření a plnění příslušné smlouvy, nejčastěji tedy smlouvy, na základě které poskytuje HP TRONIC služby a zboží svým hostům a zákazníkům. V tomto případě nepotřebujeme ke zpracování Váš souhlas.
  O plnění smlouvy se jedná i v případě, že se účastníte některé námi pořádané sportovní akce. 
• 5.2    V některých případech provádíme zpracování osobních údajů z titulu našeho oprávněného zájmu. Jedná se například o zasílání obchodních sdělení nebo v případech, kdy společnost HP TRONIC uplatňuje své nároky nebo chrání svá práva a své oprávněné zájmy. O oprávněný zájem společnosti HP TRONIC se jedná i v případě monitoringu bezpečnostními kamerami. Stejně tak dokumentování sportovních akcí považujeme za náš oprávněný zájem.
• 5.3    Dalším zákonným důvodem zpracování osobních údajů je zákonná povinnost, která je nám uložena obecně závaznými právními předpisy. V případech, kdy osobní údaje, které se týkají ubytování našich hostů, a zejména cizinců, předáváme Policii České republiky anebo obci, zákonným důvodem pro takové zpracování osobních údajů je splnění povinnosti, která je společnosti HP TRONIC uložena zákonem.
• 5.4    V některých případech je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, a to zejména pro naše marketingové aktivity, dále proto, abychom hostům či zákazníkům mohli poskytnout různé výhody, anebo pro potřeby hodnocení kvality našich služeb. 
  

6.    Komu dále osobní údaje předáváme?

Společnost HP TRONIC pečlivě zvažuje a posuzuje, zda je předání osobní údajů jinému příjemci nutné, a zejména zda případný příjemce je schopen zajistit adekvátní ochranu předávaných osobních údajů. K předávání osobních údajů dochází výlučně na základě písemně uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

Společnost HP TRONIC může předávat osobní údaje:

• 6.1 některým společnostem v rámci skupiny HP TRONIC, zejména společnosti HP TRONIC Zlín, spol. s r.o., IČO: 49973053, a to za účelem zajištění některých služeb, které jsou optimalizovány v rámci podnikatelského seskupení (např. zajištění serverů, účetních, právních a archivačních služeb), popř. za účelem poskytování jiných hotelových, ubytovacích, rekreačních, kulturních či sportovních služeb jinými společnostmi v rámci skupiny HP TRONIC;
• 6.2 poskytovatelům platebních služeb a zpracovatelům plateb za účelem zabezpečení převodu finančních prostředků;
• 6.3 některé osobní údaje mohou být předávány osobě, která pro HP TRONIC zpracovává účetní agendu;
• 6.4  některé osobní údaje (v minimálním rozsahuje) mohou být předávány společnostem, které pro nás realizují rozesílku obchodních sdělení a dotazníků spokojenosti
• 6.5 záznamy z bezpečnostních kamer mohou být předávány osobě, která pro společnost HP TRONIC zajišťuje služby spojené s provozem bezpečnostního kamerového systému;
• 6.6 jiným osobám pověřeným zajištěním rezervací ubytovacích služeb, které provozují různé rezervační systémy, včetně rezervačního systému na internetových stránkách valachy.cz, hostelvaltice.cz, podjavorem.cz, Galerie Desítka. Provozovatelé rezervačních systémů zpracovávají osobní údaje pro účely HP TRONIC a nejsou bez našeho souhlasu nebo pokynu oprávněni zpracovávat tyto údaje za žádným jiným účelem ani žádným jiným způsobem. Upozorňujeme však, že jiná situace může nastat, pokud jste se s provozovatelem rezervačního systému dohodli jinak, zejména v případech, kdy jste se u provozovatele rezervačního systému zaregistrovali
• 6.7    některé osobní údaje mohou být na vyžádání předávány příslušným orgánům veřejné moci. Osoby, kterým jsou údaje předávány, nejsou oprávněny tyto údaje zpracovávat za jakýmkoli jiným účelem a ani je předávat jakékoli další osobě bez souhlasu nebo pokynu společnosti HP TRONIC, ledaže k tomu mají zákonný důvod.

Osoby, kterým jsou údaje předávány, nejsou oprávněny tyto údaje zpracovávat za jakýmkoli jiným účelem a ani je předávat jakékoli další osobě bez souhlasu nebo pokynu společnosti HP TRONIC, ledaže k tomu mají zákonný důvod.

7.    Předáváme Vaše údaje do jiné země mimo Evropskou unii?

Vaše osobní údaje nepředáváme do země mimo Evropskou unii (respektive mimo státy EHP, tj. Evropského hospodářského prostoru), ve které by nebyl zabezpečen dostatečný standard ochrany osobních údajů. Předávání osobních údajů za hranice Evropské unie ani nemáme v úmyslu.

Jedinou výjimkou je situace, kdy údaje jsou zpracovávány provozovatelem rezervačního systému, který ukládá data na server umístěný v jiné zemi. V žádném případě však nejsou tímto způsobem osobní údaje předávány do jiné země, ve které by nebyla zajištěna odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

8.    Zajímá Vás, jaké osobní údaje zpracováváme o Vaší osobě?

V takovém případě se na nás můžete kdykoli obrátit s žádostí o sdělení podrobností o zpracování osobních údajů a my Vám bezplatně poskytneme podrobné informace, případně Vám poskytneme kopii zpracovávaných údajů. 

Jedná se o Vaše právo na přístup k osobním údajům.

Musíme Vás však upozornit, že v případě opakovaných anebo nedůvodných žádostí jsme oprávněni požadovat za poskytnutí informací úhradu nákladů s tím spojených nebo poskytnutí informace odepřít.

9.    V jakých dalších záležitostech se na nás můžete obrátit?

• 9.1 Máte právo na opravu osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost HP TRONIC s žádostí o opravu, jestliže údaje, které o Vás společnost HP TRONIC vede, jsou nepřesné, neúplné či neaktuální.
• 9.2 Máte právo na výmaz osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost HP TRONIC s žádostí, aby Vaše osobní údaje zpracovávané společností HP TRONIC byly vymazány. Aby mohly údaje být vymazány, musí se jednat o jeden z těchto případů: (i) údaje nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovávány, (ii) pokud jste odvolal/a souhlas se zpracováním údajů, (iii) údaje byly zpracovány protiprávně, (iv) údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, nebo (v) údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
• 9.3 Máte právo na omezení zpracování osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost HP TRONIC, aby omezila zpracování Vašich osobních údajů. Aby mohlo zpracování údajů být omezeno, musí se jednat o jeden z těchto případů: (i) popíráte přesnost vašich osobních údajů, nebo (ii) zpracování údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údaj, nebo (iii) budete požadovat zpracování osobních údajů pro potřeby uplatnění Vašich nároků, přestože již byl splněn účel, pro který společnost HP TRONIC údaje zpracovávala, nebo (iv) jste vznesl/a námitku proti zpracování a zatím nebylo ověřeno, zda oprávněný zájem společnosti HP TRONIC převažuje nad Vašimi oprávněnými zájmy.
• 9.4 Máte právo na přenos osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost HP TRONIC, aby Vám Vaše osobní údaje byly poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo aby tyto údaje byly rovnou přeneseny k jinému správci. K přenosu údaje může dojít jedině v případě, že zpracování je založeno na uzavřené smlouvě nebo na Vašem souhlasu a zároveň se jedná o automatizované zpracování.
• 9.5  Souhlas, který jste udělil/a se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.
  

10.    Kdy je možné vznést námitku proti zpracování osobních údajů?

Právo vznést námitku máte v těchto případech. 

• (a) Můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které společnost HP TRONIC provádí na základě svého oprávněného zájmu. V takovém případě Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány, ledaže Vám společnost HP TRONIC prokáže, že její oprávněný zájem má přednost před Vašimi zájmy.
• (b) Můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, a to v případě, že vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu. V takovém případě již Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány.

11.   Jak dlouho budeme zpracovávat Vaše osobní údaje?

Doba, po kterou budeme zpracovávat Vaše osobní údaje je daná našimi povinnostmi vyplývajícími ze smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli a dalšími povinnostmi, které nám ukládá zákon, např. povinnost archivace zákonem stanovených dokumentů.

O ubytování cizinců jsme dle zákona povinni vést evidenci po dobu šesti let od posledního zápisu do evidence. 

O ubytování osob za účelem rekreačního či lázeňského pobytu jsme taktéž povinni vést evidenci po dobu šesti let od posledního zápisu do evidence.

V některých případech je doba zpracování osobních údajů závislá na trvání Vašeho souhlasu se zpracováním.

V ostatních případech zpracování osobních údajů záleží na trvání našeho oprávněného zájmu.

V každém případě údaje, které nejsou třeba ke splnění daného účelu nebo k jejichž zpracování nemáme zákonný podklad, likvidujeme.

12. Jak můžete postupovat v případě, že se domníváte, že společnost HP TRONIC při zpracování Vašich osobních údajů postupuje nezákonně?

Máte právo obrátit se se stížností na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

13. Informace pro jiné fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracovává společnost HP TRONIC

Společnost HP TRONIC zpracovává dále osobní údaje jiných fyzických osob, typicky se jedná o osoby spolupracující se společností HP TRONIC, obchodní partnery, odběratele, dodavatele apod. 

I u těchto osob dochází ke zpracování jejich osobních údajů, a to nejčastěji pro účely uzavření a plnění smlouvy.

O zpracování těchto osobních údajů platí přiměřeně výše uvedené.

 

Pokud nebyl některý z Vašich dotazů výše zodpovězen, můžete se na nás obrátit na výše uvedených kontaktech.